MANAJEMEN INVENTARIS

1. Latar Belakang Inventaris
1.1 Pengertian
Inventarisasi merupakan kegiatan melaksanakan pengurusan, pengaturan, pencatatan dan pendaftaran barang inventaris atau hak milik. Daftar barang inventaris /hak milik merupakan salah satu dokumen berharga yang menunjukkan sejumlah barang milik Perusahaan dan dikuasai oleh Perusahaan itu sendiri, baik yang bergerak maupun yang tidak bergerak.


1.2 Tujuan
Adapun tujuan menyelenggarakan pelaksanaan fungsi administrasi secara jelas dan terlampir, yakni:
 Tertib Administrasi dan tertib barang / Hak Milik
 Pendataan, Pengendalian dan Pengawasan seluruh barang Inventaris,
 Memanfaatkan penggunaan barang secara optimal dalam melancarkan pencapaian maksud kinerja perusahaan.
Untuk ketiga aspek penting dalam pelaksanaan fungsi dan kerja inventaris, maka muncul inisiatif dari pihak pelaksana harian untuk lebih terperinci mengatur pengadaan sarana dan prasarana inventaris yang sudah terpakai atau yang baru di terima oleh pihak pelaksana inventaris.

1.3 Jenis Inventaris
1.3.1. Mutasi Barang
Mutasi Barang akan terjadi karena permintaan lapangan yang mendesak. Kebutuhan tersebut berpengaruh pada pengurangan dan bertambahnya stok inventaris.
Contoh: Pupuk tanaman, Buku Ekspedisi, Bibit, Lembar Kerja Harian, Buku Gudang, Peralatan Kebun dan fasilitas kebun yang mendesak.
Barang akan bertambah dapat disebabkan oleh pengadaan baru karena pembelian, adanya penyewaan atau hibah barang, dan perubahan peningkatan kuantitas barang lainnya.
Barang akan berkurang dapat disebabkan oleh kerusakan atau hilang, barang hibah atas keputusan rapat, di jual atau di tukar tambah atas dasar pertimbangan bersama.

1.3.2. Penghapusan
Penghapusan barang inventaris dapat diartikan meniadakan daftar barang karena tidak berfungsi untuk proses lancarnya pelaksanaan pencapaian hasil di wilayah kerja PT. HILTON DUTA LESTARI. Barang akan di hapuskan dari daftar seperti:
1. Rusak berat dan tidak bermanfaat untuk kepentingan perusahaan, artinya tidak diperlukan lagi atau sudah waktunya dihapuskan.
2. Ketentuan penghapusan barang berdasarkan keputusan rapat pelaksana harian bersama pimpinan PT. HILTON DUTA LESTARI, dan membuat Berita Acara Penghapusan Barang.
1.3.3 Inventaris Statis
1.3.3.1. Barang Tidak Habis Pakai
Artinya barang tersebut memang tidak untuk dimutasi ke lapangan dan tidak juga di hapus dalam daftar inventaris di Kantor Estate Menjalin, dan merupakan barang yang tidak bergerak (tidak termasuk kendaraan dan mesin).
Barang tersebut wajib terdaftar dan ditempatkan di kantor Estate Menjalin, perubahan lokasi menurut perpindahan kantor Estate.
1.3.3.2. Barang Habis Pakai
Artinya barang tersebut memang berupa barang inventaris yang dimasukkan dalam kategori dalam ruangan, dan jumlahnya tidk terhingga. Contohnya seperti: tinta, pupuk, semen, tipe – x, bensin (barang yang bersifat cair dan serbuk). Biasanya, pelaporan tersebut dipertanggung jawabkan sesuai takaran.

2. Analisis SWOT
2.1. Kekuatan (Strength)
Ada beberapa fungsi positif yang diperkuat oleh daftar inventaris barang walau hanya berbentuk daftar biasa yakni:
 Kemudahan dalam pencarian barang,
 Mendata keluar masuk barang inventaris dengan jelas dan terperinci,
 Mengetahui dengan cepat sisa barang yang masuk di wilayah kerja Estate Menjalin,
 Mengetahui dengan cepat barang yang rusak atau hilang,
 Mempermudah order barang yang diperlukan mendesak atau tidak,
 Dapat menganalisa keperluan stok barang selama satu bulan,
 Mempermudah penyusunan budget selama masa kerja satu tahun.
2.2. Kelemahan (Weakness)
Sesuai dengan analisa harian, dari segi penyesuaian tempat kerja penempatan barang inventaris dan pembagian tugas pelaksana harian, maka dapat disimpulkan kelemahan dalam inventaris hanya berpusat pada orang yang memiliki tata kelola atau pengemban tugas. Pelaksana harian biasanya tidak teliti mendata dan meletakkan dimana seharusnya barang inventaris tersebut ditempatkan. Dampak dari kurang teliti sang pengemban tugas mengakibatkan:
 Susah mendeteksi barang yang masuk karena orderan dan keluar karena mutasi,
 Tidak mengetahui secara pasti jangka waktu order barang yang mendesak dan tidak,
 Pencantuman kode barang yang salah berakibat barang tertukar dengan barang lain.
2.3. Oportunity (Kesempatan)
Untuk rekomendasi kerja, krisis dan fungsi pengelolaan dalam pengaturan barang, harus ada penanggung jawab khusus (bendaharawan inventaris) yang fokus memeriksa dan mendata ulang apa saja yang menjadi masuk dalam daftar inventaris.
Si penanggung jawab tersebut yang nantinya bekerja tanpa alih fungsi (kerja rangkap), posisinya mempermudah PT. HILTON DUTA LESTARI menerima, mencatat keperluan order, menyimpan, mengatur penggunaan, memelihara, mempertanggung jawabkan seluruh laporan yang akan disampaikan pada pimpinan perusahaan.

2.4. Pelaksanaan (Tracking)
Penglolaan Inventaris ini meningkatkan antisipasi perincian barang yang masuk, keluar, hilang atau rusak. Untuk itu, haruslah yang menjadi orang yang mengemban tanggung jawab pengorganisir barang mengerti dan mengatur sirkulasi barang dalam berbagai bentuk inventaris. Penertiban Barang tersebut disesuaikan dengan fungsi barang (dalam ruangan atau luar ruangan) dan dapat dikondisikan sesuai permintaan order dan keperluan kerja.
Setiap Estate nantinya, berkewajiban melaporkan secara berkala (setiap bulan) apa saja yang diperlukan dan dilaporkan kepada pimpinan dan penanggung jawab inventaris.



3. Management Kode Inventaris
Mekanisme pemberian kode barang dikelompokkan berdasarkan fungsi dan kondisi barang yang akan di inventaris. Sebagai rancangan awal.

NO.URUT JENIS INVENTARIS SPESIFIKASI BARANG
01 Perangkat Komputer Monitor, Key Board, CPU, Mouse.
02 Perangkat IT UPS, Printer, Antena, GPS, Kompas, Handy Talky (HT).
03 Pembangkit Listrik Genset, Lampu Emergency, Terminal Kabel.
04 Perangkat ATK Pulpen, Penggaris Besi, Tipe-X, Amplop besar, Pisau Cutter, Kalkulator, Lakban hitam & putih, Lem Glukol, Staples, Isi Staples, Stabilo, Spidol, Trigonal Clips, Tinta Stample, Tinta Printer, Gunting, Kertas Quarto & Polio.
05 Perangkat Audio Video Record, Camera Digital, LCD Infocus, Televisi.
06 Perangkat Furniture Kursi, Meja, Lemari, Tempat Tidur, Filling Cabinet.
07 Perabot Dapur Sendok, Garpu, Piring, Mangkuk, Gelas, Kompor, Kuali, Ember, Baskom, Nampan, Dandang, Kulkas, Pisau.
08 Perangkat Tambahan Kipas, Payung, Sepatu Boat, Jas Hujan, Tas.
09 Alat P3K Parasetamol, Kapas, Pinset, Kain Kasa.
10 Kendaraan & Mesin Motor, Traktor, Buldozer.
11 Kelengkapan Kebun Pupuk, Bibit, Pemotong Rumput, Arit, Arco, Nyiru, Pembasmi Hama, Buku Ekspedisi, Buku Gudang, Lembar Kerja Harian.

Contoh Kode:
Nomor Urut . Spesifikasi . Jumlah / Jenis Kerja – Perusahaan / Bentuk inventaris / Tahun Pembuatan

3.1. Perangkat Komputer
NO SPESIFIKASI BARANG PEMBERIAN KODE
1 Monitor 01.01.001/ADM-HDL/10
2 Key Board 01.02.001/ADM-HDL/10
3 CPU 01.03.001/ADM-HDL/10
4 Mouse 01.04.001/ADM-HDL/10

3.2. Perangkat IT
NO SPESIFIKASI BARANG PEMBERIAN KODE
1 Printer 02.01.001/ADM-HDL/10
2 UPS 02.02.001/ADM-HDL/10
3 GPS 02.03.001/ADM-HDL/10
4 Handy Talky (HT) 02.04.001/ADM-HDL/10
5 Kompas 02.05.001/ADM-HDL/10

3.3. Pembangkit Listrik
NO SPESIFIKASI BARANG PEMBERIAN KODE
1 Genset 03.01.001/ADM-HDL/10
2 Lampu Emergency 03.02.001/ADM-HDL/10
3 Terminal Kabel 03.03.001/ADM-HDL/10



3.4. Perangkat ATK
NO SPESIFIKASI BARANG PEMBERIAN KODE
1 Kalkulator 04.01.001/ADM-HDL/10
2 Penggaris Besi 04.02.001/ADM-HDL/10
3 Pisau Cutter 04.03.001/ADM-HDL/10
4 Staples 04.04.001/ADM-HDL/10
5 Stabilo 04.05.001/ADM-HDL/10
6 Pulpen 04.06.001/ADM-HDL/10
7 Gunting 04.07.001/ADM-HDL/10
8 Lem Glukol 04.08.001/ADM-HDL/10
9 Lakban Hitam & Putih 04.09.001/ADM-HDL/10
10 Tipe – X 04.10.001/ADM-HDL/10
11 Spidol 04.11.001/ADM-HDL/10
12 Amplop Besar 04.12.001/ADM-HDL/10
13 Kertas Print Polio (F4) 04.13.001/ADM-HDL/10
14 Binder 04.14.001/ADM-HDL/10
15 Tinta Printer 04.15.001/ADM-HDL/10
16 Trigonal Clips 04.16.001/ADM-HDL/10
17 Pembolong Kertas 04.17.001/ADM-HDL/10

3.5. Perangkat Audio
NO SPESIFIKASI BARANG PEMBERIAN KODE
1 Video Record 05.01.001/ADM-HDL/10
2 Camera Digital 05.02.001/ADM-HDL/10
3 LCD Infocus 05.03.001/ADM-HDL/10
4 Televisi 05.04.001/ADM-HDL/10

3.6. Perangkat Furniture
NO SPESIFIKASI BARANG PEMBERIAN KODE
1 Kursi 06.01.001/ADM-HDL/10
2 Meja 06.02.001/ADM-HDL/10
3 Lemari 06.03.001/ADM-HDL/10
4 Filling Kabinet 06.04.001/ADM-HDL/10
5 Tempat Tidur 06.05.001/ADM-HDL/10

3.7. Alat Rumah Tangga
NO SPESIFIKASI BARANG PEMBERIAN KODE
1 Sendok 07.01.001/ADM-HDL/10
2 Garpu 07.02.001/ADM-HDL/10
3 Piring 07.03.001/ADM-HDL/10
4 Cawan Plastik / Gelas 07.04.001/ADM-HDL/10
5 Kompor 07.05.001/ADM-HDL/10
6 Mangkuk 07.06.001/ADM-HDL/10
7 Kuali / Dandang 07.07.001/ADM-HDL/10
8 Ember 07.08.001/ADM-HDL/10
9 Baskom 07.09.001/ADM-HDL/10
10 Nampan 07.10.001/ADM-HDL/10
11 Pisau 07.11.001/ADM-HDL/10
12 Kulkas 07.12.001/ADM-HDL/10
3.8. Perangkat Tambahan
NO SPESIFIKASI BARANG PEMBERIAN KODE
1 Kipas 08.01.001/ADM-HDL/10
2 Payung 08.02.001/ADM-HDL/10
3 Sepatu Boat 08.03.001/ADM-HDL/10
4 Jas Hujan 08.04.001/ADM-HDL/10
5 Tas 08.05.001/ADM-HDL/10

3.9. Perangkat P3K
NO SPESIFIKASI BARANG PEMBERIAN KODE
1 Kain Kasa 09.01.001/ADM-HDL/10
2 Pinset 09.02.001/ADM-HDL/10
3 Pembalut 09.03.001/ADM-HDL/10
4 Parasetamol 09.04.001/ADM-HDL/10
5 Obat Luka 09.05.001/ADM-HDL/10
6 Kapas 09.06.001/ADM-HDL/10

3.10. Kendaraan dan Mesin
NO SPESIFIKASI BARANG PEMBERIAN KODE
1 Mobil 10.01.001/ADM-HDL/10
2 Motor 10.02.001/ADM-HDL/10
3 Buldozer 10.03.001/ADM-HDL/10
4 Excavator 10.04.001/ADM-HDL/10

3.11. Kelengkapan Kebun
NO SPESIFIKASI BARANG PEMBERIAN KODE
1 Pupuk 11.01.001/ADM-HDL/10
2 Bibit 11.02.001/ADM-HDL/10
3 Pemotong Rumput 11.03.001/ADM-HDL/10
4 Arit 11.04.001/ADM-HDL/10
5 Arco Dorong 11.05.001/ADM-HDL/10
6 Nyiru 11.06.001/ADM-HDL/10
7 Pembasmi Hama 11.07.001/ADM-HDL/10
8 Buku Ekspedisi 11.08.001/ADM-HDL/10
9 Buku Gudang 11.09.001/ADM-HDL/10
10 Lembar Kerja Harian 11.10.001/ADM-HDL/10

4. Pelaporan
Komitmen pelaporan seluruh barang masuk dan keluar di data setiap minggu untuk mengecek ketersediaan barang yang harus di pertanggung jawabkan sesuai dengan kebutuhan dan penunjang kelancaran kerja tiap karyawan.

Selanjutnya...